Акт уничтожения бухгалтерских документов

Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Порядок уничтожения бухгалтерских документов От года к году на каждом предприятии, даже небольшом, накапливается огромное количество различной бухгалтерской и налоговой документации. Как определить сроки хранения этих документов, и каким образом от них можно избавиться? В основном, для первичной бухгалтерской и налоговой документации срок хранения составляет три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами. Для отдельных видов документов установлены иные сроки хранения и основания для уничтожения.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Каковы сроки хранения бухгалтерских документов Как документально оформить уничтожение документов Какие способы уничтожения бухгалтерских документов наиболее надежны Надо ли уничтожать бухгалтерские документы в электронном виде В какой-то момент каждого бухгалтера начинает интересовать такой вопрос, как порядок уничтожения бухгалтерских документов. Это происходит потому, что с течением времени объем бухгалтерских бумаг начинает превышать все мыслимые размеры. А хранить некоторые из них в силу давности уже нет необходимости. Наша сегодняшняя статья посвящена вопросу организации хранения документов и порядку их ликвидации. Из чего состоит документооборот организации Бухгалтерские бумаги являются ответственностью бухгалтера с момента поступления и до момента ликвидации или отправки в архив. Поскольку документы на любом предприятии всегда представлены в большом количестве, то порядок их хранения должен быть верно организован.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут. Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны. Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов. Порядок уничтожения бухгалтерских документов и методы их утилизации определяются в организации на основании локальных актов.

Как уничтожать бухгалтерские документы, которые уже не нужны

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений А если они становятся невостребованными? Все ли документы следует уничтожать? И когда процедуру уничтожения таких бухгалтерских бумаг не помешает оформить документально? В статье будет рассмотрено, как это сделать правильно. Сроки хранения документов бухгалтерии Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов. Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались. В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз. Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога подп.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов.

В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения. Обязанность по сохранению архивных документов в том числе по личному составу в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности ст.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения? Для любых документов неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых существует единый порядок их уничтожения.

Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия ЭК , состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов оформляется протоколом заседания ЭК.

Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия. Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела. Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов то есть повторяющуюся информацию , то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия. В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению.

Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется. Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована.

Как составить акт на уничтожение документов До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться.

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию: Скачать пример акта Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Как не ошибиться с датой акта Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки.

При этом нужно учесть следующее: документы, созданные до года включительно , можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом А отдельные сроки перечня и перечня не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее года. Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях.

Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает. В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов уничтожить или продолжать хранить.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Так, в ст. То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя.

Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы. Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса ст.

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке. Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно: отправить документы на переработку утилизацию в специализированную организацию; избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя офисного шредера, измельчителя бумаги и др.

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса.

Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов. Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе. Еще одну бумагу обычно ее также именуют актом составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме.

При этом важно указать в нем всю необходимую информацию. Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее: наименование документа и название компании, от имени которой он составляется; дату оформления акта; описание факта уничтожения документов с указанием объема или количества, а также способа уничтожения ; подписи с расшифровками Ф.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя? Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК , руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

В соответствии со ст. Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения. Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме В соответствии со ст.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях дисках, флеш-картах и др. Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и или срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем.

При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов измельчение, сжигание, изменение формы и др. Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов абз.

Особой процедуры в том числе по оформлению акта для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов.

При этом не следует забывать о следующем: запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта; нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству проходящему или предстоящему ; нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях; необходимо ликвидировать все копии документов включая персональные и резервные , если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом. Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется.

Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы: Закон об архивном деле; Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете утв. Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности ч. Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов. Отключить рекламу При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Учет прямых затрат на производство Первичные учетные документы , регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно. Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа. Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию. Порядок утилизации бухгалтерских документов Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию.

Образец акта об уничтожении документов

Шаблоны и формы Образец акта об уничтожении документов Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов года и любых других документов бюджетной организации. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении приказ Минкультуры России от Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов и методы их утилизации определяются в организации на основании локальных актов. Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек. Прежде чем ответить на вопрос, как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов, необходимо понять, для чего он нужен в принципе и о.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов 0 Прежде чем ответить на вопрос, как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов, необходимо понять, для чего он нужен в принципе и о какой документации в данном случае идет речь. Когда речь идет об уничтожении документов, имеющих отношение к бухгалтерии, нужно быть очень внимательными. Свободно могут уничтожаться только документы, которые относятся к внутренней документации и в отношении которых нет предписаний со стороны законодательства. Но есть и подотчетная документация, которую можно уничтожать лишь по истечении срока хранения. Как проводится процедура Первое правило, которого должен придерживаться бухгалтер, гласит: независимо от вида документации, существует единый алгоритм уничтожения. Он требуется, чтобы сам бухгалтер не допустил ошибки и проверил все необходимое.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Актуально на: 9 ноября г. Уничтожение бухгалтерских документов образец акта Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале. Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных