На основании каких документов о филиале делают кадровые документы

Обязательно ли оно для организации? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье. Для чего нужно штатное расписание?

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Вебинар на тему "Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах". Часть Наталья Кулаева, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета, ABU Accounting Sеrvices Записывайтесь на предстоящие вебинары Программа вебинара: Какие особенности правового статуса филиала и представительства нужно учитывать, организуя в них работу с кадровыми документами. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном подразделении. Каким образом, учитывая удаленность подразделения от головного офиса, соблюсти сроки, установленные законодательно для кадровых процедур? Иллюстрации к вебинару: Кто несет ответственность, если в кадровом делопроизводстве филиала будут обнаружены ошибки? Кто несет ответственность, если в кадровом делопроизводстве филиала будут обнаружены ошибки?

Тема вопроса - оформление кадровой документации в филиале Основанием для этого является документ, подтверждающий работу. Рекомендации по созданию системы документов кадрового учета. Ссылки либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. . Записи производятся без каких-либо сокращений. . трудовых книжек не описывается, как конкретно делать данные записи. Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании « секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует.

Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании

Тема: Кадровый документооборот Сотрудники приняты в головную организацию, но фактическим местом работы является обособленное подразделение. Как правильно оформить кадровые документы? Читайте в статье. Фактическим же местом работы является место расположения ОП. ОП на отдельный баланс не выделено, в УП прописано, что бух. Вопрос: могут ли бухгалтера в нашем случае вести учет по от головной организации? В головной организации у нас сидит только менеджер, который принимает почту. Разве может быть директор устроен в ОП? Помогите, пожалуйста, разобраться. Как переоформить документы, чтобы бухгалтера могли вести учет от головной организации. Для этого каждое обособленное подразделение филиал передает ей все первичные учетные документы, как полученные от контрагентов, так и сформированные его работниками. На основании этих документов бухгалтерия головной организации отражает данные в централизованном бухгалтерском учете. При этом законодательством не предусмотрено ведения учета головной организации бухгалтерией подразделения. Таким образом, бухгалтерия обособленного подразделения, которое не имеет расчетного счета и не выделено на баланс не может вести бухгалтерию головной организации и подразделения. В данном случае необходимо трудоустроить бухгалтерию в головную организацию. А поскольку работники проживают и фактически работают в обособленном подразделении и место работы указан адрес подразделения, то фактически сотрудник устроены в подразделение. Работодателем по отношению к сотрудникам подразделения всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя в вашем случае правильно указана именно головная организация.

Как вести кадровый учет в обособке, где только менеджер?

Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы.

Помимо подписи проставляется печать организации если есть. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты. Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы.

Штатное расписание Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате. Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия Смотреть образец Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные.

Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад — вилки зарплат недопустимы. За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье 5. График отпусков Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон. Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно: Узнайте пожелания работников.

Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению. Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент.

К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников. Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году. Согласуйте и утвердите график. Используйте умный график отпусков — многофункциональную таблицу, разработанную в помощь каровику. С ее помощью вы легко составите сводный документ и запланируете отпуска всех сотрудников организации по новым правилам года, выявите любые пересечения дат и периодов, вовремя составите и разошлете письменные уведомления.

Утвердите график отпусков на будущий календарный год не позже 17 декабря текущего года: ГИТ строго следит за соблюдением срока и может оштрафовать компанию. Учетные книги и журналы Первым делом следует завести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета трудовых книжек , предоставленных сотрудниками.

Поскольку речь идет о бланках строгой отчетности и ограниченного доступа, работодатель обязан вести учет всех случаев получения или выдачи трудовых книжек. Другие регистрационные журналы, которые целесообразно оформить в компании: журнал проверок надзорных органов; журнал регистрации приказов и распоряжения руководства; журнал регистрации командированных работников; журнал ознакомления с должностными инструкциями и локальными нормативными актами работодателя.

А журнал инструктажей вводного, на рабочем месте и т. Этот список можно расширять и дополнять. Если проводите медосмотры персонала, ведите их учет в отдельном журнале. Чтобы систематизировать поступающие письма, телеграммы и обращения, заведите журнал регистрации входящей корреспонденции. Табель учета рабочего времени Отражает время, фактически отработанное каждым сотрудником при поденном или суммированном учете, и служит основанием для начисления заработной платы.

В коммерческих организациях используется унифицированная форма Т или ее аналог, при автоматизированной обработке данных — форма Т Бюджетные предприятия применяют строго один бланк — унифицированную форму ОКУД Используйте кодовые обозначения: Я или 01 — продолжительность работы в дневное время, Н или 02 — работа в ночное время, С или 04 — сверхурочная работа, К или 06 — служебная командировка и так далее.

Закон не запрещает работодателям разрабатывать собственные коды, если стандартных условных обозначений недостаточно. Коллективный договор Еще один не обязательный, но очень важный документ — коллективный договор. Заключается он на добровольной основе между работодателем и всеми работниками предприятия в лице нескольких представителей.

В договоре прописываются дополнительные обязанности и права сторон, например, размер выходного пособия или отказ от забастовок. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.

В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба. Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный — создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями — обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты.

Таблица 2. Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить. Действуйте поэтапно: Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ — основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.

Шаг 2. Назначьте ответственных должностных лиц. В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек — кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек.

Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.

Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за трудовые книжки Смотреть образец Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников.

Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков. Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты. Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы. Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции.

Проверьте правильность оформления трудовых договоров. Сначала проверьте, правильно ли оформлен на работу директор организации, затем просмотрите остальные договоры. Убедитесь, что прописанные в них оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу.

Если обнаружите ошибки, внесите изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками. Ознакомьте сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним непосредственное отношение.

Речь идет не только о правилах трудового распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу, журналах регистрации инструктажей. Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему. Организуйте воинский учет.

Если в компании трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет обязательно. Назначьте ответственного за ведение учета и согласуйте назначение с местным военкоматом, составьте план работ и оформите учетные документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками. Создайте безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные ПД : размещайте их в надежно запирающихся шкафах и сейфах, не передавайте третьим лицам сведения о сотруднике без его письменного согласия.

Не храните в личных делах копии паспортов и дипломов, не запрашивайте у работников персональные данные, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности — штрафы за нарушение правил обработки ПД существенны.

Составьте календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, заранее распланируйте работу с ключевыми документами.

Вывод Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника — непростая задача. Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты.

Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать — унифицированные или собственной разработки. Приведите в порядок трудовые договора и соглашения. Будьте внимательны к деталям, поскольку за отсутствие или неправильное оформление документов компании грозит крупный штраф.

Каковы правила ведения кадрового делопроизводства в филиале организации?

Вопрос Тема вопроса - оформление кадровой документации в филиале организации. Прошу предоставить алгоритм оформления на работу директора филиала и работников филиала при централизованной и децентрализованной форме ведения, на что особенно следует обратить внимание? Как должны выглядеть локальные нормативные акты ПВТР, положение об оплате труда, положение о защите перс. В пенсионный фонд какого города филиала или юрлица подавать сведения на работников? Ответ Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что если организация ведет централизованный учет, то есть централизованный отдел кадров осуществляет полное ведение кадрового учета и отчетности, то при такой организации учета в штатных расписаниях филиалов организации не предусматривается должность кадровика, а также не создаются кадровые службы.

Вебинар: Кадровые документы обособленных подразделений

Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты. Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме. Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации если есть. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Оформление сотрудников в обособленное подразделение

Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем Если такие имеются в организации График сменности Если в организации введена сменная работа Положение об охране коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны Договоры о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная бригадная материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России от Проверка содержания кадровой документации Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу — тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают. Полномочия руководителя За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников.

Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании « секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует. На основании установленных Кодексом норм трудовых Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил: . в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой. Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым Шаг 4. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового Есть также кадровые документы, которые становятся . Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Узнать подробнее Полистать журнал Подписаться Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. На нашем форуме уже более На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Все документы по кадровым функциям создаются отдельно в каждом филиале, там же они хранятся и подготавливаются к сдаче в архив. Кадровые службы филиалов ОАО оформляют прием на работу, изменение условий трудовых договоров, в том числе перевод на другую работу, предоставление отпусков работникам филиала, направление их в командировку, увольнение и др. В случае когда перевод работника осуществляется из головного офиса в один из филиалов, все документы оформляются кадровой службой головной организации, а затем документы работника передаются в соответствующий филиал. Специалисты кадровой службы головной организации, ответственные за оформление переводов на другую работу, лично передают комплект документов, а работник кадровой службы филиала принимает их по акту. Таким же образом оформляется перевод из филиалов в головной офис.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

Вебинар на тему "Как вести кадровое делопроизводство в удаленных филиалах и представительствах". Часть 2. Наталья Кулаева, руководитель отдела аутсорсинга кадрового учета, ABU Accounting Sеrvices Записывайтесь на предстоящие вебинары Смотреть далее: Часть 3 Программа вебинара: Какие особенности правового статуса филиала и представительства нужно учитывать, организуя в них работу с кадровыми документами. Варианты организации кадрового делопроизводства в обособленном подразделении. Каким образом, учитывая удаленность подразделения от головного офиса, соблюсти сроки, установленные законодательно для кадровых процедур? Иллюстрации к вебинару: Документы при открытии обособленных подразделений Рис. Что, как правило, когда создается филиал у него есть положение о филиале где прописываются основные особенности его деятельности, да, чем он будет заниматься, какую деятельность будет вести.

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, так как они являются обязательными документами ООО.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Элеонора

    Прошу прощения, ничем не могу помочь. Но уверен, что Вы найдёте правильное решение.

  2. ndochfoursdi

    Присоединяюсь. И я с этим столкнулся. Можем пообщаться на эту тему. Здесь или в PM.

  3. baypetichal

    Вы топик читали?

  4. Спартак

    Спасибо автору за этот чудесный пост!

  5. crantioflow

    Вообще, когда видишь такое, посещает мысль, а ведь это ж так просто, ну почему я это не смог придумать

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных